Hallo liebe Vereinsfreunde,
gestern früh ist in Berlin eine junger Mann mit seinem Mercedes-SUV am Hardenbergplatz beim Abbiegen von der Strasse abgekommen und fuhr auf dem Bürgersteig in einer Fußgängergruppe: 7 Passanten wurden verletzt, 3 davon so schwer, das sie nach wie vor im Krankenhaus behandelt werden müssen ...
Eine alltägliche Nachricht in Deutschland über einen Verkehrsunfall ... doch es würde sofort relevant für Sie und Ihren Verein werden, falls einer der 3 Schwerverletzten der Vorstand ihres Vereins wäre und dann auf längere Zeit nicht mehr seine Amtsgeschäfts wahrnehmen kann.
So wie in jeder Firma für Betriebsunfälle 1. Hilfe-Koffer und die Namen der 1. Hilfe-Ersthelfer einsehbar sein müssen für "den Fall der Fälle", jedoch sollte auch ein sogenannter "Vereins-Notfall-Koffer" in jedem Verein greifbar sein.
Warum: Damit in einem solchen Notfall der Verein weiter handlungsfähig bleibt.
Was sollte dann der Inhalt dieses "Vereins-Notfall-Koffers" sein: Die wichtigsten Vereins-Dokumente und Kontaktdaten. Dies sind dann im Einzelfall - wobei gut lesbare Kopien oder ein IT-Stick ausreichen:
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Vereinsunterlagen
- Aktuelle Satzung
- Aktueller Vereins-Register-Eintrag
- Jüngster Gemeinnützigkeits-Bescheid des Finanzamtes für Körperschaften
- Alle Vereins-Versicherungs-Policen
- Aktuelle Vorstands- und Mitgliederliste
- Wichtige Beschlüsse der Mitglieder-Versammlung und des Vorstands
- Organigramm Vorstand und Verein: Wer ist wofür zuständig
Vereins-Verträge
- Raum-Mietverträge
- Telefon-, Handy-, Internet- und dazu die Wartungs-/Service-Verträge
- Liste aller Vereins-Bankkonten
- Vereins-Bankkonto-Vertrag mit evtl. Vollmachten für weitere Vorstands-Mitglieder
- Förderverträge mit Gemeinde, Stadt, Bundesland oder Bund/EU
- Sponsorenverträge
Wichtige Vereins-Partner und -Kontakte mit Telefonnummer und Emailadressen
- Bankkonto-Sachbearbeiter
- Vereins-Steuerberater und Hausanwalt
- Vereins-Verbands-Partner
- Behördlicher Fördergeld-Sachbearbeiter/Entscheider
Technische Details
- Notiz: Wo liegen welche Original-Akten/Unterlagen
- Alle aktuellen Passworte und Logins für die Vereins-Webseite und Vereins-Software
- und eine Schlüsselliste
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Falls hier wichtige Punkte noch nicht aufgeführt wurden oder aus Ihrer Sicht zu ergänzen sind: Bitte informieren Sie uns kurz mit Ihrer Idee per Email, denn davon sollen ja alle profitieren!
Ansonsten wünschen wir natürlich allen Vereinen
1. das diese "Notfall-Vereins-Koffer" schnell und vollständig zusammengestellt werden können aber
2. nie zum ernsten Einsatz kommen müssen!
Aber wir wissen ja, einen Sicherheitsgurt legen wir ja auch immer vorsorglich beim Autofahren an!
Beste Vereinsgrüsse,
Lutz Bernard, Ass. jur.
Autor und Vereins-Experte